Zamanını Etkili Yönet Yolunu Benden Öğren

Yoğun bir iş yaşamındasın. Herkes senden acil bir şey istiyor ve hepsine tamam diyorsan bu yazı tam sana göre. Her gün Allah ne verdiysegece yarılarına kadar çalışıyorsun. Bunun hem de işe bağlılığını göstermede üstlerine karşı çok iyi olacağını düşünüyorsun. Günlük işlerin kafanda oluyor olmasında da sürekli araya yeni işler giriyor. Peki bu durumda ne yapacaksın. Gel en baştan başlayalım.

1- Şimdi sen farzet ki çalışma arkadaşından bir iş isteyeceksin. Bunu nasıl istersin?

A) Yanına gider “Ya kanka bi tane iş var. Dosyalarını göndersem de bi alsak mı onu senden?

Muhtemel cevap: Ya kanka ya anlıyorum seni de elimde çok iş var sen gönder ben müsait olunca bakarım.

Diğer cevap: Kanka yarına kadar bu işi yetiştirmem lazım. 2’den sonra bakalım mı?

Sonuç: İsteğini karşı tarafa sağlıklı bir şekilde aktaramadığın diyalogumsu diyalog.

B) Mail atarsın, mailine bakar, bakmaz veya baksa da o an cevap yazamaz, yazsa da olur olmaz falan filan.

Çare ne peki?


2- Çare Trello, Asana, Basecamp gibi proje yönetim araçlarından birini seçip kesintisiz kullanmaya başlamak.

Çalıştığın ortamda böyle bir uygulama hali hazırda arasında kullanılıyorsa ondan da devam edebilirsin.


3- E güzel. Peki nasıl?

Birini seçtin veya takım olarak seçtiniz. Önce tüm işlerinizi oraya aktarın birlikte işlerin üst ana projelerini seçerek.

Örneğin;

Starbucks ana projesi altında

Starbucks x kampanyası tasarımları hazırlanacak

Starbucks y kampanyası metinleri yazılacak

Bu üst proje seçimi ve proje yönetimi işin yoğunluğuna ve sektöre göre değişir tabii.

İlk maddedeki diyaloga ise mümkün olan en az sayıda maruz kalmak için (Bakın hiç demiyorum gerçekçi olmak da lazım. Diyalog da lazım.) yeni gelen işlerde işin deadline’ıyla (işin bitmesi gereken en son gün) birlikte o kişiyi o görevden (task) sorumlu olacak şekilde ekle. Senden işi isteyen kişi, marka bazen deadline konusunu düşünmeyebiliyor. Deadline konusu belli değilse sen iste mutlaka deadline’ı kendisinden. Deadline’ı belli olmayan iş sürüncemede olan iştir.

Taskı açtıktan sonra o görevin deadline’ı gelince sorumlu olan kişilere e-mail ile sistem hatırlatır. Böylece işi atlama riskini en aza indirgersiniz  ve aylık yıllık bazda neler yaptığınızı e-maillerde kaybolmak yerine kuşbakışı daha kolay görürsünüz. Bence çok fazla task açmanın da önüne geçmek için hemen o gün eritilebileceğine ekipçe inandığınız işler için task açmak yerine bireysel tasklarında o konuya yer verebilirsin. Çünkü çok task açmak da insanı demotive edebilir. Dikkat.


4- Buraya kadar olanlar daha çok takımsal hamlelerdi. Peki ya bireysel?

Bireysel olarak da tavsiyem iş planını bu uygulamalara günlük olarak kaydetmen ve sürekli güncel tutman. Alternatif olarak takvim uygulamaları ile de kullanabilirsin ama benim felsefem “less is more” olduğu için şu hayatta karmaşıklığa gerek yok. Ne kadar az o kadar iyi. Zaten bir proje yönetim uygulamasını ekipçe kullanacaksınız. Kişisel yönetimini de bence takım olarak seçtiğiniz uygulama üzerinden “sadece senin görebileceğin bir proje açarak” yap. Peki ya nasıl?

Herkesin bir yoğurt yiyişi var. Ben kendi yoğurt yiyişimden bahsedeceğim. Benim iş planımda aylar vardır, günler vardır. Örneğin 15 Mayıs’ta x kişisiyle görüşüp y konusunu mu konuşacağım. Hemen 15 Mayıs için not alırım kendime. Bunu 1 gün sonrası için de 1 hafta sonrası için de veya 2 ay sonrası için de eklerim. Böylece yapacağım işi atlama ihtimalini minimize ederim. Yoksa gerek iş hayatındaki gerek özel hayattaki işe dönük birçok konuyu minimum atlama ile takip etmek çok zor olurdu veya superman edasıyla ben her şeyi hatırlarım diyip hiçbir şeyi yazmadan hatırlamaya çalışmakla uğraşabilirim ancak bu sefer de bu hatırlama işi bayağı ana işim olurdu. Gereksiz. Not almak önemli.


5- Taskları, projeler vs geçtik. Onlarda okeyiz. Peki ya mailler?

Mailler yağmur gibidir. Bazen yağar, bazen durur. Ben okunmamış mailler bekletmekten acayip rahatsız olurum ve bu şekilde hiç bekletmemeye çalışırım. Çünkü o okunmamış bekletilen mailler (okuyup da okunmamış olarak işaretlesem bile) bana işe egemen olamadığım hissini verir. Bence sen de okunmamış mail bekletme. Vaktin yettiğince oku, gerekiyorsa task’lar üzerinden kendine ekle veya ilgili arkadaşına yönlendir. Beklettiğin maillerden bazıları çok çok önemli olabilir. Bu yüzden de yeterince bilgin olmayan mailler üzerinden anlamsız bakışlarla diyaloglara girmek istemezsin değil mi? Kafanda hızlıca bitir. Yoksa onun getirdiği stress seni bitirir. :)


6- Kendini ve takım arkadaşlarını iyice tanı.

Bu zamanla olur elbet. Yapman gereken hangi işin ne kadar süreceğini çok iyi tahmin etmelisin. Bu, arkadaşlarının iş yapış sürelerini de iyi tahmin etmen gerekiyor demek. Kimin neyi daha hızlı yaptığını, neyden daha çok keyif aldığını, kimin neyde daha uzman olduğunu bilmen lazım.


7- İşlerin sürelerini ve takım arkadaşlarının iş yapış hızlarını iyice kavradıktan sonra önceliklendirmeyi yapmalısın.

Yani a işi 10 dk’da bitebilecek bir iş ise ve b işinin çok çok hayati bir acelesi yoksa ve 1 saatte bitebilecek bir işse öncesinde o 10 dk’lık işi bitirmen daha mantıklı değil mi? Yap erit, kafan da temiz olsun.


8- Çalışma ortamında veya evinde “her daim” sabahlara kadar çalışıyor olman seni işine aşık, işi için yaşayan biri olarak göstermekten ziyade iş planlamasını yapamayan, dağınık, işlerin içinde kaybolmuş bir imaj verir. 

Elbette yeri gelecek sabahlara kadar çalışacaksın, geç çıkacaksın, işi bitirmek için tutuşacaksın, işin için yaşayacaksın. Ancak bunlar ara sıra, olması gereken zamanlarda değil de her zaman oluyorsa yani senin için adeta bir yaşam biçimine dönüşmüşse işte orada bir sıkıntı var demektir. Unutma ki genelde akşam belirlenen saatte 18:00 – 18:30’da çıkabiliyor olman senin aynı zamanda işlerini bir plana oturtabildiğini, yoğun işler arasında kaybolup gitmediğini, işlerin sana değil senin işlere hakim olduğunu gösterir.Yine çok karıştırılan bu konunun altını iyice çizmek istiyorum: Evet yeri geliyor ben de akşamları geç çıkıyorum, bazen bazı işler için sabahlıyorum, hafta sonu çalışıyorum herhangi bir işi, sunumu bitirmeye çalışıyorum. Ancak bu dağınıklığın da beni sarmasına izin vermiyorum. Yani bunu bir yaşam biçimi haline getirmiyorum. Bence iş hayatında böyle olmalı. Tutkulu olmalıyız, işimizi sevip çok çalışmalıyız ama bu çok çalışma dağınıklılıkla, plansızlıkla birleşmemeli. İşler bize değil, biz işlere halim olmalıyız. İstisnalar mı? Olur tabii ara sıra. İşlere mümkün olduğunca hakim olup kendine de vakit ayırdığında daha çok okumalı, gelişimini önemsemelisin. Gelişim gösterdiğinde bu senin işine de pozitif anlamda yansıyacak.

Unutmadan;
Diğer ”yolunu benden öğren” yazıları  burada!

Dijital marka yönetimi, pazarlama ve reklamcılık sektörü üzerine yazılar yazmayı seven Eren Caner, Doğan TV'de dijital iletişim yöneticisi olarak görev alıyor. CNN TÜRK'te yazıyor.

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.